Зачем нужен учет расходов и доходов? Как его правильно вести

Наверное, нет такого человека, который бы не сталкивался с ситуацией нехватки денег на повседневные нужды. Если такое происходит из месяца в месяц, и даже рост заработной платы не решает проблему, то пора начать вести домашнюю бухгалтерию.

Семейный бюджет, как и бюджет организации, можно и нужно планировать, и считать. Учет личных доходов и расходов должен стать привычкой, которая поможет экономить деньги на необдуманных покупках и пускать их на что-то действительно важное. Выполняя ежедневный учет своих трат, вы будете держать свои финансы под контролем, научитесь копить, повысите финансовую грамотность. Такие навыки будут полезны всем, особенно в кризис.

Рассмотрим, зачем еще нужен учет доходов и расходов, и как правильно его организовать.

Зачем вести учет доходов и расходов

Семью можно сравнить с организацией, для существования которой нужны ресурсы для обеспечения повседневных нужд. Такие ресурсы заранее планируются в бюджете организации — важнейшем инструменте для принятия решений, планирования и контроля в процессе управления деятельностью компании.

Любому предприятию учет нужен для того, чтобы оптимизировать расходы и распределять доход с наибольшей выгодой.

Все доходы и расходы семьи за определенный период можно назвать семейным бюджетом.

Есть несколько важных причин, зачем вести учет и планировать бюджет для семьи или для отдельного человека (подробнее о том, что такое семейный бюджет и как его вести).

Это делается чтобы:

1. Знать свои реальные доходы и расходы в течение определенного периода (месяца или года). Ведение бюджета поможет увидеть, сколько вы реально зарабатываете, и на что ежемесячно расходуются средства. В течение нескольких месяцев можно отслеживать структуру своих доходов, выявить преобладающие в ней поступления (заработная плата, доход от предпринимательства, хобби или то, что вы взяли в долг у родителей). Вместе с этим, вы получите полную информацию о своих тратах. Проводимый анализ позволит найти пути их снижения.

2. Находить «финансовые бреши», через которые утекают ваши деньги. Это те самые импульсивные и необдуманные покупки и вложения, которые не принесли никакой выгоды. Теперь вы сможете легко от них отказаться, так как наглядно увидите, сколько денег тратится впустую ежемесячно. Бюджет поможет более эффективно расходовать заработанное и сокращать траты.

3. Начать планировать свой семейный (личный) бюджет. Это важный шаг на пути к управлению своими расходами. Планирование поможет использовать деньги осознанно, обходиться без дорогостоящих кредитов и обдумывать траты. Если покупка запланирована, то до ее приобретения будет определенное время, в течение которого можно отложить необходимую сумму. Для тех, кто имеет постоянный доход, составление четкого плана расходов поможет открыть новые возможности для вложения свободных денежных средств, расплатиться с долгами и кредитами и научиться откладывать деньги на поставленные цели.

4. Оптимизировать траты и найти источники дополнительной выгоды. Из плана доходов и расходов за прошедшие месяцы станет ясно, какие траты в семье являются основными, а какие второстепенными. Какие платежи нужно делать обязательно (например, за ЖКХ, за обучение и кружки детей, налоги), а от каких расходов можно отказаться (например, покупка вкусняшек по дороге с работы или кофе по пути на работу – любопытно, что именно отказ от утреннего кофе во многих статьях ставится чуть ли не на первое место в оптимизации своих трат).

Многие расходы могут частично окупиться, если пользоваться картами с кэшбэком, кэшбэк-сервисами, приложениями с кэшбэком за чеки, покупать товары по акциям и скидкам (используя для этого приложения для экономии), применять купоны с сайтов-купонаторов – и это ещё не все возможности оптимизации расходов. Все эти возможности сейчас предоставляют не только крупные, но и небольшие торговые точки. Ими нужно обязательно пользоваться, чтобы сделать покупки выгоднее. Не забывайте, что акциями и скидками тоже нужно пользоваться с умом, чтобы не скупать «за дешево» все подряд.

5. Начать делать накопления. Многим кажется, что их доход небольшой, и все уходит на продукты (а это, действительно, самая крупная часть расходов – вы можете убедиться в этом сами, если начнёте вести учет финансов, используя рекомендации в этой статье), а откладывать ежемесячно вообще нечего. Начав планировать свой бюджет, вы поймете, что даже при небольшом доходе можно копить, пусть даже немного. Оптимизация расходов поможет отказаться от части ненужных трат, а высвобожденные деньги можно отложить.

Для того чтобы накопления стали возможными, нужно:

• тратить меньше, чем вы заработали (золотое правило);
• планировать свои траты и снижать их;
• избегать кредитов и не брать в долг;
• найти источники дополнительного дохода (это не так сложно, как кажется на первый взгляд);
• распределять доход в соответствии с поставленными целями и не смешивать эти траты.

6. Создать себе финансовую подушку безопасности. Этот тот самый неприкосновенный резерв «на черный день». Никому не известно, что будет завтра, особенно в условиях кризиса и повсеместного сокращения в организациях. Инфляция, новые налоги, снижение уровня заработной платы могут значительно ухудшить финансовое состояние. Чтобы пережить этот период без потерь и поддерживать привычный уровень жизнь, нужно иметь финансовый резерв. Приучайте себя ежемесячно откладывать часть дохода именно на такие непредвиденные случаи.

Резерв формируется на срок от 6 до 36 месяцев. Этого периода достаточно, чтобы найти, например, новую работу и покрыть основные расходы. Размер резерва зависит от того, на какой срок вы хотите его создать и от уровня ежемесячных обязательных расходов (а если точнее, от того, к какому уровню трат вы привыкли и ниже которого опускаться не хотите ни в какую).

Если вы хотите застраховать себя на 1 год, то ежемесячные расходы умножаются на 12 месяцев. Именно столько нужно накопить для того, чтобы комфортно прожить год, если условия жизни изменятся. Другие рекомендации и более подробное развитие темы ищите по ссылке выше.

7. Выйти на новый уровень финансового развития. Ведение семейного бюджета поможет выбраться из долговой ямы (если вас угораздило туда попасть) и перестать жить в нужде от зарплаты до зарплаты. Помните фразу из фильма «Бриллиантовая рука» «Чтоб ты жил на одну зарплату!»? Со временем вы повысите свою финансовую грамотность и найдете источники для сбережений и инвестирования.

Где вести финансовый учет

Итак, вы решили вести свою домашнюю бухгалтерию и учитывать доходы и расходы, чтобы изменить жизнь к лучшему. Теперь нужно определить, где и как вы это будете делать. Способов существует очень много. Посмотрим, как это делать максимально удобнее.

Записи в тетради

Это самый простой и доступный всем способ ведения домашнего финансового учета. Для него понадобится только тетрадь или ежедневник и ручка. Этот способ не требует особых затрат и с ним в состоянии разобраться каждый. Особенно он актуален для людей, которым сложно ориентироваться в компьютерных программах. К недостаткам можно отнести то, что все вычисления придется делать вручную, а значит, есть шанс допустить ошибку.

Для ведения учета тетрадь следует пронумеровать по дням месяца и каждый листок разделить на три части: доходы, расходы и остаток. Каждый столбец можно снабдить дополнительно плановыми показателями, чтобы увидеть, сколько вы планировали потратить по каждой статье и сколько потратили на самом деле. Каждый день заполняйте свою тетрадь и производите подсчеты.

Таблицы Excel (Онлайн-таблицы Google и Яндекс)

Самый доступный и надежный способ ведения личных финансов. Предоставляет широкие возможности по оформлению и редактированию записей. Пользоваться им можно бесплатно. Таблицы Excel подойдут тем, кто хоть немного умеет работать с компьютером.

Преимущества:

• Можно использовать встроенные шаблоны или закачивать подходящие шаблоны из интернета. Можно создать и свой шаблон для личных финансов.
• В электронной таблице легко создавать категории и подкатегории расходов и доходов, а все итоги будут подсчитываться автоматически.
• В Excel без труда можно создавать графики и диаграммы и смотреть статистику на основе данных своей таблицы.

Из недостатков:

• нужно уметь работать на компьютере и пользоваться программой Excel;
• для ежедневного учета должен быть доступ к компьютеру;
• нужно не забывать сохранять внесенные данные и желательно делать резервную копию, чтобы они не потерялись.

Подобным образом устроены таблицы Google и Яндекс. Ведутся они точно так же, как и таблицы Excel, но обладают некоторыми преимуществами:

• они заполняются онлайн и сохраняются автоматически;
• не нужно создавать резервных копий, все хранится на виртуальном диске;
• ими можно пользоваться не только с компьютера, но и с других устройств;
• вносить данные могут все члены семьи, у кого есть доступ к этому файлу.

Анализ финансов в интернет-банке или мобильном приложении банка

Некоторые банки предлагают своим клиентам сервис для контроля за личными финансами. Он доступен в личном кабинете из мобильного приложения интернет-банка. В Сбербанке, к примеру, такая функция называется «Мои финансы». Программа сама формирует структуру доходов и расходов по всем счетам и картам, открытым в банке. Есть функция финансового планирования и управления расходами.

Программа позволяет получать статистические данные о приходе и расходе, о структуре платежей, проводит анализ личных финансов. У этого способа только один недостаток – учитываются финансовые операции (с вкладами, картами, счетами), прошедшие через этот банк.

Если у вас есть счета и в других банках, но в личном кабинете нет удобного сервиса анализа приходов и затрат, то учет по ним все равно можно вести по выписке, которая автоматически формируется за любой заданный временной промежуток – это базовая функция любого интернет-банка.

Приложения и программы для ведения домашней бухгалтерии

Существует множество приложений и программ для ведения личной бухгалтерии. Все они имеют свои плюсы и минусы, и для выбора самой удобной программы придется протестировать хотя бы несколько из числа наиболее популярных, а также познакомиться с отзывами о них:

• Дзен-Мани (zenmoney);
• Дребеденьги;
• YNAB;
• Easyfinance.ru;
• Домашняя бухгалтерия;
• Monefy;
• 1C деньги;
• Money Manager EX;
• Finansisto;
• Ability Cash;
• Azlex Finance;
• CoinKeeper;
• Свои деньги.

Преимущества таких приложений:

• множество возможностей, деление доходов и расходов на категории, планирование, формирование отчетов и др.;
• есть версия и для компьютера, и для смартфона, то есть можно пользоваться в любом месте и в любое время с возможностью синхронизации;
• некоторые приложения имеют возможность синхронизироваться с интернет-банком: счета и операции будут подтягиваться из банка;
• возможность обрабатывать операции о движении по счету из смс-сообщений и push-сообщений;
• доступ к данным для всех членов семьи;
• есть полностью бесплатные приложения.

Недостатки:

• большинство программ предлагают бесплатную демо-версию, а за полный функционал придется платить;
• обычно требуется доступ в интернет;
• приложение может не работать, быть недоступным, данные могут потеряться из-за сбоев на сервере;
• конфиденциальность и безопасность личных данных в таких приложениях под вопросом.

Обзор лучших приложений для ведения расходов и доходов и планирования личного и семейного бюджета вы можете увидеть по этой ссылке.

Как вести домашнюю бухгалтерию

Ведение семейного бюджета начинается с подсчета доходов и расходов. Если с доходами обычно все просто, так как стандартная российская семья имеет всего несколько источников получения денег, то с расходами дела обстоят труднее. Хорошо, если большая часть трат производится безналичным путем, но что делать с мелкими расходами каждого члена семьи? Их тоже нужно учитывать, так как может оказаться, что именно они и составляют большую часть расходов.

Важные правила ведения учета:

1. Регулярно (желательно ежедневно) вносить данные о движении средств.
2. Учитывать расходы всех членов семьи, даже самые копеечные.
3. Собирать все чеки от покупок наличными и хранить до их фиксации в программе или в тетради.

Рассмотрим все этапы составления личного бюджета. Для примера воспользуемся Excel и создадим файл. Начнем со структуры доходов и расходов.

1.Разбиваем расходы и доходы на категории и подкатегории

Вносим все источники доходов. Самые распространенные:

• заработная плата каждого члена семьи;
• проценты по вкладам;
• другое (сюда можно вносить разовые поступления от продажи вещей, подработки, денежные подарки и прочее).

Красным цветом в нашем примере выделена общая сумма полученных доходов за октябрь.

В расходах выделяем обязательные ежемесячные платежи и самые популярные направления трат:

• квартира (коммунальные платежи, оплата интернета, телефон);
• дети (оплата детского сада, кружки и секции);
• автомобиль (заправка, мойка, ремонт, покупки химии);
• покупки в магазинах (продукты, бытовая химия, одежда и обувь, косметика, лекарства, подарки детям);
• кредиты и долги;
• проезд (на автобусе или такси);
• развлечения (кино, детский клуб, ресторан и др.).

Вносим все категории и подкатегории в таблицу. Чем больше конкретики, тем будет нагляднее видна структура расходов.

2.Каждый день вносим траты или пополнения в таблицу/базу данных

Отдельно указываем доходы, отдельно вносим расходы за каждый день месяца. Важно принимать во внимание абсолютно все траты. Для самых мелких можно завести категорию «Прочие». Чтобы не ошибиться и ничего не пропустить, рекомендуется выделить время вечером и заносить все данные с чеков и выписок в таблицу.

3.Каждый месяц (день/неделю) подводим итоги

В нашем примере по каждой категории просуммированы расходы за месяц. Суммы выделены в левом столбце красным цветом. Все расходы в месяц по каждой подкатегории указаны в левых столбцах черным цветом. Можно воспользоваться функцией СУММ, тогда данные будут считаться автоматически. Таким же образом посчитаны ежедневные траты (все расходы за каждый день).

Благодаря этим данным мы можем увидеть, какая статья бюджета является для семьи наиболее затратной, какие расходы можно снизить и сколько можно будет сэкономить, если, например, не ездить на такси. Учет показывает те самые дыры в бюджете, от которых нужно избавляться.

4.Проводим анализ полученной информации

Для анализа полученных данных можно воспользоваться простой формулой: от общей суммы доходов отнять общую сумму расходов. Полученный результат – сэкономленные средства, которые можно отложить на вклад или на будущие важные приобретения.

При помощи встроенных функций в Excel на основании данных бюджета можно создавать аналитические диаграммы. Например, для наглядности структуры расходов за месяц.

Выделяем обязательные постоянные расходы, без которых не обойтись (коммунальные платежи, за детский сад и кружки, за кредит). Остальные расходы можно корректировать и снижать. В таких категориях, как «Покупки в магазинах», «Проезд», «Развлечения» реально сэкономить. Каждую подкатегорию можно разбить на более мелкие детали, тогда бездумные траты станут сразу видны.

Например, в октябре мы потратили на автомобиль целых 7000 рублей и при этом почти не ездили на нем, зато ездили на такси. Также мы получаем проценты по вкладу (550 руб. в месяц) и одновременно платим за кредит. Это очень необдуманный поступок. Фактически нашу прибыль съедают платежи по кредиту, а выгоднее будет закрыть кредит или хотя бы его часть имеющимся вкладом. Тогда у нас не будет ежемесячного процентного дохода, зато платежи по кредиту станут гораздо ниже.

Статья «Подарки детям», которая формируется из ежедневных покупок сладостей и безделушек после детского сада, в месяц «съедает» почти 3000 руб. Возможно, стоит пересмотреть эту традицию и приобрести на эту сумму что-то более полезное.

Отзывы людей, ведущих учет финансов

Судя по популярности темы ведения личного бюджета в интернете, все больше людей задумывается над тем, чтобы взять свои расходы под контроль. Посмотрим, как им это удается на примере нескольких отзывов.

1. Контроль финансов помог решить денежные проблемы и повысить уровень благосостояния семьи.

2. Личный бюджет помог выжить в кризис, уменьшить ненужные расходы в период повышения цен.

3. Благодаря учету расходов и доходов стало понятно, куда уходят деньги, научился экономить и копить.

4. Получилось упорядочить расходы и выделить деньги на осуществление поставленных целей.

Итак, ведение личной бухгалтерии – полезное и действительно важное занятие, которое поможет справиться с финансовыми проблемами и раз и навсегда ответить на вопрос «Куда уходят деньги?».

Сложности с составлением домашнего семейного бюджета могут возникнуть только в самый первый месяц, далее это войдет в привычку. Постепенно в вашем домашнем бюджете должна появиться статья «Резерв» — это формирование той самой подушки безопасности на будущее. Эксперты советуют для начала откладывать на эти цели не менее 10% своего дохода, затем можно направлять в резерв до 30% ежемесячно.

Отдельно следует завести статью на реализацию каких-то важных дорогостоящих планов. Например, «На отпуск» или «На учебу». Направлять деньги туда лучше сразу в начале месяца. Чтобы суммы не перемешивались, откройте для каждой цели отдельный сберегательный счет в своем банке. Это легко можно сделать через мобильное приложение, количество счетов для одного клиента не регламентировано.

Крупные покупки планируйте заранее и откладывайте на них понемногу. Это намного дешевле и морально приятнее, чем брать кредит. Одним словом, начните управлять своими финансами прямо сейчас, пока они не начали управлять вами.